Domande frequenti in tema di Privacy e servizio di consulenza

Sono una ditta individuale, sono sottoposto anch’io alla normativa sulla privacy?

Sì la Privacy riguarda tutte le attività di ogni dimensione, poiché ogni impresa tratta dati di clienti, lavoratori o fornitori. Anche una ditta individuale dovrà assolvere ad alcuni obblighi, anche se un po’ meno impegnativi di un’impresa con dipendenti o che tratta dati sensibili come propria attività.

Nella nostra ditta non trattiamo dati sensibili, quindi non siamo soggetti alla privacy.

Non è così. I dati “sensibili”, che ora si chiamano Categorie particolari di dati secondo l’articolo 9 del GDPR 2016/679, non sono i soli dati di cui si occupa la normativa, ma essa tutela i dati personali di qualunque tipo che consentono di risalire all’identità di una persona fisica, quindi anche nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, eccetera.

Siamo una ditta di soli tre dipendenti, per questo non dovremmo affrontare oneri e costi come le grandi imprese

Dipende. Se la ditta è di piccole dimensioni ma fa trattamenti che riguardano dati “sensibili” (come ad esempio un piccolo laboratorio di analisi mediche) dovrà adottare misure adeguate e affrontare adempimenti più impegnativi di una industria di trecento dipendenti che si occupa di stampi industriali.

Una volta sistemate le informative, le nomine e le autorizzazioni dobbiamo affrontare ulteriori incombenze o sono sufficienti questi documenti per essere in regola?

La normativa privacy, riguardando ogni aspetto delle imprese, accompagna la loro crescita nel corso del tempo, per cui è fondamentale redigere la documentazione necessaria, ma bisogna anche effettuare aggiornamenti periodici sull’analisi dei rischi privacy per verificare che non vi siano particolari vulnerabilità sorte nel corso dello sviluppo delle attività imprenditoriali.
La rotazione dei lavoratori, il cambio delle mansioni, l’introduzione di nuovi servizi e/o linee di produzione (e-commerce, attivazione di servizi newsletter, apertura verso nuovi mercati intra ed extra europei ecc.), la ricezione di documenti relativi alla privacy da parte di clienti o fornitori, la ricezione di reclami, segnalazioni, ispezioni e comunicazioni del Garante, sono tutti validi elementi che portano a non limitare il servizio alla stretta “produzione cartacea” ma di estenderlo alla consulenza continuativa nel corso del tempo.

Devo installare un impianto di videosorveglianza, cosa devo fare?

Se nella ditta non è presente una rappresentanza sindacale con cui stabilire un accordo per l’installazione delle telecamere bisogna richiedere l’Autorizzazione attraverso apposita Istanza alla DTL (Dipartimento Territoriale del Lavoro) in ottemperanza all’art. 4 della legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori), inoltre bisogna adottare le misure relative alla Privacy che contemplano diversi adempimenti che riguardano lavoratori, clienti, fornitori, terzi coinvolti (ad esempio i passanti in una via all’esterno dello stabilimento ove sono poste le telecamere perimetrali o eventuali visitatori).

La privacy la cura il mio commercialista per cui sono in regola, ci pensa lui?

Rivolgersi al consulente fiscale per la Privacy non è una buona scelta. La normativa privacy è molto complessa e richiede continui aggiornamenti che non sempre un professionista, la cui attività riguarda tutt’altro, riesce a seguire in maniera adeguata.
Non a caso spesso sono gli stessi commercialisti e consulenti del lavoro a indirizzare i loro clienti ai consulenti Privacy.

Sono un professionista, opero individualmente e ho un numero esiguo di clienti, sono ugualmente sottoposto alla normativa privacy?

Certamente. Soprattutto se l’attività comporta un trattamento di dati personali “sensibili” sarà opportuno adottare misure di sicurezza e curare attentamente la documentazione privacy.